Un dossier important à rendre avant demain 8h et vous êtes en retard ? Les dossiers s’empilent sur votre bureau, le temps file et vous regrettez souvent que les journées ne fassent que 24h ? Pas de doute, « vous êtes charrette » ! Comment apprendre à gérer son temps, prioriser sans remettre au lendemain ?
A l’occasion de la journée de la procrastination qui a lieu ce jeudi 25 mars, Talentéo vous donne ses conseils pour transformer le temps en allié !
A l’origine de l’expression…
Il faut remonter au 19ème siècle pour trouver l’origine de l’expression « être charrette ». En effet, cette formule était utilisée par les architectes en retard pour rendre leur travail. Les étudiants des Beaux-Arts de Paris avaient recours à de véritables charrettes de livreurs de la gare Montparnasse, pour transporter rapidement leurs dessins jusqu’à la salle des examens, au centre de la capitale.
« Être charrette » n’est donc pas un mal du 21ème siècle ! Le temps est une ressource précieuse, c’est pourquoi il est essentiel d’apprendre à prioriser. En d’autres termes, il s’agit de classer les différentes étapes de la réalisation d’un projet par ordre d’importance afin de traiter les plus urgentes en premier. Cela vous évite ainsi de perdre du temps et de l’énergie sur des tâches mineures qui peuvent être réalisées plus tard.
La réussite d’un projet dépend en grande partie de votre capacité à organiser votre temps de travail. Comment déterminer ce qui est important ? Celle que votre manager vous aura donner à faire en urgence ou celle qui sera le plus lucratif pour l’entreprise ? Sans méthodologie, vous serez amené à passer d’une tâche à l’autre sans cohérence !
Un outil pour vous guider : la matrice d’Eisenhower
« Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent rarement important. » Dwight David Eisenhower.
Cette matrice, inventée par l’ancien président des Etats-Unis, a été développée afin d’aider les gens à prioriser leurs tâches et les rendre ainsi plus productifs. Cet outil d’analyse permet de classer les tâches en fonction de leur importance et de leur urgence. En effet, il est important de faire la différence entre ce qui est urgent et ce qui est important. Gardez en tête qu‘une tâche importante n’est pas nécessairement urgente, et qu’une tâche urgente peut ne pas être importante.
La matrice d’Eisenhower se compose de 2 axes : l’importance et l’urgence. On priorise l’importance sur l’urgence :
- les tâches importantes et urgentes sont celles que vous devez réaliser immédiatement ;
- les tâches importantes mais non-urgentes sont à planifier ;
- les tâches non-importantes mais urgentes sont à déléguer ;
- les tâches non-importantes et non-urgentes sont inutiles et doivent être abandonnées.
Si la mise en pratique demande un peu de temps pour apprendre à choisir ce qui est important ou non, cette matrice se révèlera être un véritable atout qui vous aidera à être plus efficace et plus productif.
Analyse et décomposition des tâches à réaliser
Afin de gagner en efficacité et optimiser la gestion de votre temps, commencez par analyser et décomposer les tâches que vous devez accomplir. En vous appuyant sur la matrice d’Eisenhower évoquée ci-dessus, établissez un classement des tâches en fonction de leur importance et de leur impact sur votre activité.
Pour gagner en productivité, concentrez-vous sur ce qui est important et apprenez à déléguer le reste. En vous affranchissant des tâches mineures vous augmenterez vos chances de mener à bien votre projet en temps et en heure !
Connaissance de soi et maîtrise du temps
Apprendre à prioriser c’est apprendre à ne plus perdre son temps et son énergie en étant dispersé ! Comme nous avons pu le préciser précédemment, le temps est une ressource précieuse qui, malheureusement, ne s’achète pas. Il faut donc apprendre à faire des choix.
Pour y arriver efficacement, analysez vos capacités de travail afin de définir de manière cohérente votre gestion de temps. Vous êtes plutôt efficace en début de journée ? Placez donc vos tâches importantes à ce moment !
Longues journées de travail ne riment pas avec efficacité. Il est important de délimiter des plages horaires pour réaliser telle ou telle mission. Vous gagnerez ainsi en concentration et motivation. Par ailleurs, un point important à ne pas négliger : le repos ! En effet, dans toute méthodologie de travail, il est nécessaire d’y introduire des temps de pause plus au moins longs (de 5 à 20 min) pour vous re-mobiliser et améliorer votre productivité.
Et vous, quelles sont vos astuces pour prioriser au travail ? N’hésitez pas à nous donner vos conseils sur nos plateformes sociales !
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